Amostra e prova de conceito em licitação: regras

Amostra, prova de conceito e exame de conformidade

A lei cita "homologação de amostras, exame de conformidade e prova de conceito, entre outros testes de interesse da Administração" como formas de avaliar, na fase de julgamento, se a proposta do provisoriamente vencedor adere às especificações (art. 17, § 3º). Amostra é o produto físico enviado para avaliação; prova de conceito é a demonstração de que a solução funciona como o edital exige, comum em software e equipamentos.

Quem precisa mandar

Quando a exigência é feita no julgamento, só o licitante provisoriamente vencedor apresenta (art. 41, parágrafo único): ninguém precisa mandar amostra só para disputar, e a empresa só arca com esse custo se ficar em primeiro. Fora do julgamento, a lei também permite pedir amostra na pré-qualificação permanente e durante o contrato ou a ata (art. 41, II). O prazo e o local de entrega estão no edital; separe o produto antes da sessão para não perder o prazo. Onde essa etapa cai na sessão está no guia do pregão eletrônico.

Produto similar à marca indicada

O edital pode, excepcionalmente e com justificativa, indicar marca ou modelo: por padronização; por compatibilidade com plataformas e padrões já adotados; quando a marca ou o modelo, vendidos por mais de um fornecedor, forem os únicos capazes de atender ao órgão; ou só como referência (art. 41, I). Quem oferece produto similar prova a qualidade por um destes meios (art. 42):

• Conformidade com normas técnicas de órgãos oficiais, da ABNT ou de entidade credenciada pelo Inmetro (inciso I).
• Declaração de atendimento satisfatório de outro órgão, de nível federativo igual ou superior, que comprou o produto (inciso II).
• Certificação, laudo laboratorial ou documento similar emitido por instituição oficial ou credenciada (inciso III).

Quando o órgão pode recusar a marca

O órgão pode vedar a contratação de marca ou produto que, comprovadamente em processo administrativo, não atendeu antes aos requisitos do contrato (art. 41, III). Também pode pedir, motivadamente, carta de solidariedade do fabricante ao licitante revendedor ou distribuidor (art. 41, IV).

Checklist do fornecedor

• Ache no edital se há amostra ou prova de conceito, em que fase, com que prazo e onde entregar. Nos pregões eletrônicos abertos agora, isso fica no edital e no termo de referência.
• Confira se a exigência está justificada; se não estiver, ou se for exigida de todos no julgamento, avalie impugnar o edital antes da abertura.
• Tenha o produto, o manual e os laudos à mão antes da sessão.
• Se o produto é similar à marca indicada, junte a prova de qualidade do art. 42.