Documentos de habilitação: a lista da Lei 14.133

Quem entrega e quando

Na ordem padrão das fases (art. 17), primeiro se julgam as propostas e só depois se confere a habilitação de quem ficou em primeiro. Por isso, em regra, os documentos são exigidos apenas do licitante vencedor (art. 63, II). A exceção é o edital que, com justificativa, põe a habilitação antes do julgamento (art. 17, § 1º).

A regularidade fiscal é sempre conferida depois do julgamento e só do licitante mais bem classificado (art. 63, III). O que o edital pode pedir de todos, desde o início, é uma declaração de que atendem aos requisitos, e quem declara responde pela veracidade (art. 63, I).

As declarações do art. 63

Além dos documentos, o art. 63 trata de declarações. Duas o edital é obrigado a pedir; as outras dependem dele:

• Que cumpre a reserva de cargos para pessoa com deficiência e para reabilitado da Previdência Social: exigida sempre (art. 63, IV).
• Que a proposta cobre todos os custos trabalhistas, sob pena de desclassificação: o edital tem de trazer essa cláusula (art. 63, § 1º).
• Que a empresa atende aos requisitos de habilitação: o edital pode pedir, mas não é obrigado (art. 63, I).
• Que conhece as condições do local, quando o edital exigir vistoria; ela sempre pode ser trocada por declaração do responsável técnico (art. 63, §§ 2º e 3º).

Documento vencido ou incompleto: o que ainda dá para fazer

Depois da entrega, não se pode trocar nem acrescentar documento, salvo em diligência, para completar informação sobre documento já apresentado ou para atualizar documento que venceu depois da data de recebimento das propostas (art. 64, I e II). Uma certidão que expirou no meio da licitação, portanto, pode ser atualizada.

E o documento que faltou? A diligência serve para apurar "fatos existentes à época da abertura do certame" (art. 64, I), e editais e a jurisprudência costumam admitir, nela, a juntada de documento que prove uma condição que a empresa já tinha na abertura. Não é automático: se faltou um documento, avalie pedir a diligência por escrito, mostrando que a condição já existia.

Erros ou falhas que não alteram a substância nem a validade jurídica do documento podem ser sanados pela comissão, com despacho fundamentado e acessível a todos (art. 64, § 1º).

Empresa aberta há pouco tempo

A empresa criada no mesmo exercício da licitação cumpre as mesmas exigências, mas pode trocar os demonstrativos contábeis pelo balanço de abertura (art. 65, § 1º). Se foi constituída há menos de 2 anos, o balanço e as demonstrações se limitam ao último exercício (art. 69, § 6º). Os detalhes estão em qualificação econômico-financeira.

Quando a documentação pode ser substituída ou dispensada

O registro cadastral emitido por órgão público substitui a documentação, desde que o edital preveja (art. 70, II); no governo federal, o cadastro é o Sicaf. A documentação também pode ser dispensada, no todo ou em parte, nas entregas imediatas e nas contratações abaixo de 1/4 do limite da dispensa para compras (art. 70, III); o limite em vigor está em valores da dispensa em 2026.

ME e EPP: a regularidade fiscal só para assinar o contrato

Para microempresa e empresa de pequeno porte, a regularidade fiscal e trabalhista só é exigida para assinar o contrato (LC 123/2006, art. 42). A empresa apresenta as certidões que tiver, mesmo com restrição, e ganha cinco dias úteis, prorrogáveis, para regularizar (art. 43, § 1º). Quais certidões juntar e onde emitir cada uma: certidões negativas para licitação.